Kendala Nomor Induk Kependudukan (NIK) karyawan yang tidak terdeteksi saat perusahaan membuat Bukti Potong PPh Pasal 21 adalah masalah umum yang sering dihadapi pemberi kerja, terutama sejak penerapan sistem pajak baru dan integrasi NIK sebagai Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Jangan panik! Masalah ini ada solusinya, dan langkah-langkahnya cukup jelas.
Pentingnya NIK dalam Bukti Potong PPh 21
Sejak NIK resmi digunakan sebagai NPWP (NPWP 16 digit), identitas perpajakan bagi Wajib Pajak Orang Pribadi kini adalah NIK. Artinya, setiap bukti potong PPh Pasal 21 yang dibuat oleh pemberi kerja harus mencantumkan NIK penerima penghasilan (karyawan).
Ketika Rekan menggunakan aplikasi perpajakan (seperti Coretax System DJP) untuk membuat Bupot, sistem akan mencoba memvalidasi NIK tersebut. Jika NIK karyawan tidak terdeteksi atau tidak valid, pembuatan bukti potong akan terhambat.
Penyebab Utama NIK Tidak Terdeteksi
Ada beberapa alasan mengapa NIK karyawan bisa tidak terdeteksi oleh sistem DJP saat pembuatan Bupot PPh 21:
- NIK Belum Padan dengan Data DJP
Penyebab paling umum adalah NIK tersebut belum dipadankan dengan data NPWP lama (15 digit) karyawan di sistem DJP. Proses pemadanan ini wajib dilakukan oleh setiap Wajib Pajak. Jika belum dipadankan, NIK dianggap belum aktif sebagai identitas pajak yang sah.
- Belum Registrasi di Coretax
Meskipun sudah memiliki NIK yang valid di Dukcapil, karyawan mungkin belum melakukan aktivasi akun atau registrasi di sistem Coretax DJP. NIK harus terdaftar dan tervalidasi di sistem DJP agar dapat digunakan sebagai NPWP 16 digit.
- Kendala Data Wanita Kawin dengan NPWP Gabung
Untuk wanita kawin yang memilih menggunakan NPWP gabung dengan suami (NPWP Suami), NIK istri harus sudah masuk dalam Family Tax Unit (FTU) atau unit keluarga di akun Coretax suami. Jika NIK istri belum terdaftar sebagai anggota unit keluarga, sistem bisa menolaknya saat pembuatan Bupot PPh 21.
- Kesalahan Input Data
Meskipun jarang, NIK yang tidak terdeteksi bisa juga disebabkan oleh kesalahan pengetikan (salah satu digit) NIK saat proses input Bupot oleh perusahaan.
Langkah-Langkah Mengatasi NIK yang Tidak Terdeteksi
Pemberi kerja dan karyawan memiliki peran masing-masing dalam menyelesaikan masalah ini.
Tindakan Karyawan (Penerima Penghasilan)
Karyawan wajib memastikan NIK-nya dapat diakui oleh sistem DJP.
Lakukan Pemadanan NIK-NPWP (Aktivasi). Jika karyawan sudah memiliki NPWP lama (15 digit), mereka harus segera melakukan pemadanan NIK menjadi NPWP 16 digit:
- Secara Online: Karyawan dapat masuk ke portal DJP Online (coretaxdjp.pajak.go.id) dengan NPWP 15 digit dan password lama, kemudian masuk ke menu Informasi Utama untuk memadankan NIK dan data lainnya (termasuk nama ibu kandung).
- Melalui KPP: Jika pemadanan online gagal, karyawan dapat mengajukan permohonan pemadanan data ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) terdekat dengan membawa KTP dan NPWP lama.
- Lakukan Registrasi “Register Only” (Khusus Kasus Tertentu)
Untuk orang pribadi yang tidak diwajibkan memiliki NPWP (misalnya, wanita kawin yang memilih NPWP gabung) tetapi membutuhkan akses ke Coretax, mereka dapat melakukan mekanisme Register Only. Ini adalah pendaftaran akun Coretax tanpa mengaktifkan NIK sebagai NPWP. Bagi wanita kawin yang NPWP-nya gabung dengan suami, NIK istri harus dimasukkan ke dalam Daftar Unit Keluarga (FTU) pada akun Coretax suami.
Tindakan Pemberi Kerja (Pemotong Pajak)
Jika masalah harus diselesaikan segera untuk membuat Bupot, DJP menyediakan solusi sementara yang bisa digunakan oleh pemberi kerja, yaitu menggunakan Nomor Identifikasi Pajak Sementara (TIN/NPWP Sementara).
Jika Rekan, sebagai pemberi kerja, telah memastikan bahwa NIK karyawan sudah benar, tetapi sistem tetap menolak atau muncul notifikasi bahwa NIK belum terdaftar, Rekan dapat menggunakan format NPWP sementara yang disiapkan oleh DJP: 9990000000999000
Prosedur Penggunaan:
- Masukkan NIK 16 digit karyawan yang bermasalah.
- Saat sistem memvalidasi dan muncul notifikasi bahwa NIK belum terdaftar, sistem akan menawarkan opsi untuk otomatis menggunakan NPWP format 9990000000999000.
- Klik “Ya” untuk menyetujuinya.
- Sistem akan secara otomatis menggunakan format NPWP sementara tersebut sebagai NPWP karyawan pada Bukti Potong.
Catatan Penting: Penggunaan NPWP sementara ini adalah solusi darurat dan tidak berarti karyawan tidak perlu melakukan pemadanan NIK. Karyawan tetap diimbau untuk segera memvalidasi NIK-nya agar Bupot di masa depan dapat menggunakan NIK/NPWP yang valid.
Kesimpulan
Kendala NIK tidak terdeteksi saat membuat Bupot PPh 21 adalah tantangan transisi menuju sistem pajak baru. Solusi utamanya adalah pemadanan data NIK-NPWP oleh karyawan atau registrasi akun di Coretax. Sementara itu, penggunaan NPWP sementara (TIN) dapat menjadi jalan keluar agar kewajiban pembuatan Bupot PPh 21/26 perusahaan tidak terhambat.
Pemberi kerja sebaiknya proaktif mengimbau dan memfasilitasi karyawan untuk memastikan NIK mereka sudah tervalidasi dan padan, sehingga kepatuhan perpajakan, baik bagi perusahaan maupun karyawan, dapat berjalan lancar.